Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu FakturaO dostępnego pod adresem fakturao.com oraz jako aplikacja instalowana z przeglądarki (dalej: „Serwis”). Jest to regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest FakturaO, [do uzupełnienia: adres siedziby], NIP [do uzupełnienia: NIP], REGON [do uzupełnienia: REGON] (dalej: „Usługodawca”). Kontakt: [do uzupełnienia: adres e-mail].
3. Przed założeniem konta lub rozpoczęciem korzystania z Serwisu należy zapoznać się z Regulaminem i Polityką prywatności.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób, który umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

• Użytkownik — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu.
• Konsument — Użytkownik będący osobą fizyczną, który zawiera umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 38a ustawy o prawach konsumenta).
• Konto — konto Użytkownika w Serwisie, zakładane przy użyciu adresu e-mail i hasła.
• Plan Free i Plan Pro — plany korzystania z Serwisu opisane w § 5.
• KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministra Finansów.
• Dane Użytkownika — wszystkie dane, które Użytkownik wprowadza do Serwisu lub pobiera do niego z KSeF, w tym faktury, oferty, dane kontrahentów, produkty i wydatki.

§ 3. Usługi

1. Serwis pozwala w szczególności: wystawiać faktury, faktury zaliczkowe, rozliczeniowe i korygujące, oferty oraz paragony; wysyłać faktury do KSeF i pobierać z KSeF faktury wystawione na NIP Użytkownika; prowadzić listy kontrahentów, produktów i wydatków (także przez odczyt zdjęcia paragonu); przygotowywać raporty i eksporty; udostępniać faktury klientom pod linkiem; przyjmować płatności kartą przez konto Stripe Użytkownika; a w Planie Pro — synchronizować dane między urządzeniami.
2. Z Serwisu można korzystać bez konta. Dane są wtedy zapisywane wyłącznie w przeglądarce na urządzeniu Użytkownika. Konto jest potrzebne do połączenia z KSeF, linków do faktur, płatności kartą oraz Planu Pro.
3. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania z Serwisu, a w zakresie usług wymagających konta — z chwilą jego założenia. Umowa w Planie Free jest zawierana na czas nieokreślony, a w Planie Pro — na okres rozliczeniowy, który odnawia się zgodnie z § 5.

§ 4. Wymagania techniczne i konto

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu i aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i pamięci przeglądarki (IndexedDB, localStorage). Połączenie z KSeF wymaga ponadto tokenu KSeF albo certyfikatu KSeF z odpowiednimi uprawnieniami.
2. Konto może założyć osoba pełnoletnia posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych albo osoba działająca w imieniu Użytkownika.
3. Użytkownik odpowiada za poufność hasła oraz tokenów i certyfikatów KSeF i niezwłocznie powiadamia Usługodawcę o podejrzeniu ich nieuprawnionego użycia.
4. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym oraz działania zakłócające pracę Serwisu.

§ 5. Plany i płatności

1. Plan Free jest bezpłatny i obejmuje wystawienie do 5 faktur w miesiącu kalendarzowym. Wysyłka i odbiór faktur przez KSeF są dostępne w każdym planie.
2. Plan Pro kosztuje $9.99 miesięcznie albo $99 rocznie i obejmuje faktury bez limitu, kopię zapasową w chmurze, synchronizację między urządzeniami oraz automatyczne dodawanie faktur otrzymanych z KSeF do wydatków. Ceny podane są w dolarach amerykańskich (USD); do ceny mogą zostać doliczone podatki wymagane przepisami, co jest pokazywane przed zapłatą.
3. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd. Usługodawca nie ma dostępu do danych karty płatniczej. Faktura za Plan Pro jest udostępniana w panelu płatności Stripe.
4. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres, a opłata jest pobierana na początku każdego okresu. Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć odnowienie w Ustawieniach → Plan i płatności. Plan Pro działa wtedy do końca opłaconego okresu, po czym konto przechodzi na Plan Free bez utraty danych.
5. O zmianie ceny Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 30 dni przed początkiem okresu, którego dotyczy. Użytkownik, który nie akceptuje nowej ceny, może wyłączyć odnowienie przed tym terminem.
6. Poza przypadkami opisanymi w § 6 i przewidzianymi przez przepisy prawa opłaty za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi.

§ 6. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy o Plan Pro bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Wystarczy wysłać oświadczenie przed upływem tego terminu, np. e-mailem na adres [do uzupełnienia: adres e-mail] — można skorzystać z wzoru formularza zamieszczonego poniżej, ale nie jest to obowiązkowe.
2. Usługodawca zwraca wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, której użyto przy zakupie. Konto przechodzi wtedy na Plan Free bez utraty danych.

§ 7. KSeF i odpowiedzialność za faktury

1. Łącząc Serwis z KSeF, Użytkownik upoważnia Usługodawcę do wysyłania w jego imieniu faktur, które Użytkownik wystawi w Serwisie, oraz do pobierania faktur wystawionych na jego NIP — w zakresie uprawnień nadanych tokenowi lub certyfikatowi KSeF. Tokeny i klucze prywatne certyfikatów są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i używane wyłącznie w tym celu.
2. Użytkownik odpowiada za treść wystawianych faktur, w tym dane kontrahentów, stawki VAT, kwoty i podstawy zwolnień, a także za terminowe wystawienie faktury zgodnie z przepisami. Serwis sprawdza część danych przed wysyłką, ale nie zastępuje doradztwa podatkowego ani księgowego.
3. Fakturę uznaje się za wystawioną w KSeF dopiero po nadaniu jej numeru KSeF. Użytkownik powinien sprawdzić status wysyłki i w razie błędu ponowić wysyłkę lub skorzystać z trybu offline albo awaryjnego przewidzianego przepisami.
4. KSeF jest systemem Ministerstwa Finansów. Usługodawca nie odpowiada za jego niedostępność, błędy, zmiany ani limity, ani za ich skutki, chyba że wynikają z okoliczności, za które Usługodawca odpowiada.

§ 8. Dane na urządzeniu i kopie zapasowe

1. W Planie Free (oraz bez konta) Dane Użytkownika są przechowywane wyłącznie w przeglądarce na jego urządzeniu. Wyczyszczenie danych przeglądarki, jej odinstalowanie lub utrata urządzenia może spowodować ich trwałą utratę. Serwis umożliwia pobranie kopii zapasowej i Użytkownik powinien robić to regularnie.
2. Faktury wysłane do KSeF pozostają w KSeF niezależnie od Serwisu.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, jednak może wprowadzać przerwy techniczne, w miarę możliwości zapowiadane z wyprzedzeniem i planowane w godzinach najmniejszego ruchu.
2. Wobec Użytkowników niebędących Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do wysokości opłat zapłaconych przez Użytkownika za ostatnie 12 miesięcy. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta Usługodawca odpowiada na zasadach wynikających z przepisów, w tym za zgodność usługi cyfrowej z umową (rozdział 5b ustawy o prawach konsumenta).

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Serwisu można składać e-mailem na adres [do uzupełnienia: adres e-mail]. Warto opisać problem, podać adres e-mail konta i oczekiwany sposób rozwiązania.
2. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, na adres e-mail, z którego ją wysłano.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz wojewódzkiego inspektoratu Inspekcji Handlowej. Informacje są dostępne na stronie prawakonsumenta.uokik.gov.pl.

§ 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Użytkownika (np. dane kontrahentów będących osobami fizycznymi) Użytkownik jest administratorem danych, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usług opisanych w Regulaminie, przez czas trwania umowy, na udokumentowane polecenie Użytkownika, którym jest korzystanie z funkcji Serwisu. Dotyczy to w szczególności danych identyfikacyjnych, adresowych i kontaktowych kontrahentów oraz danych zawartych na fakturach.
3. Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, pomaga Użytkownikowi w wykonywaniu obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, oraz zawiadamia go o naruszeniu ochrony danych niezwłocznie, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
4. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podprzetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (hosting i baza danych: Vercel Inc., Supabase Inc.). O zamiarze zmiany podprzetwarzającego Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, a Użytkownik może wnieść sprzeciw i rozwiązać umowę.
5. Usługodawca udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt — po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu.
6. Po zakończeniu umowy Usługodawca usuwa dane przechowywane na jego serwerach w ciągu 30 dni, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania. Przed usunięciem Użytkownik może pobrać kopię zapasową.

§ 12. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdej chwili przestać korzystać z Serwisu i zażądać usunięcia Konta, pisząc na adres [do uzupełnienia: adres e-mail] z adresu e-mail Konta. Konto zostaje usunięte w ciągu 30 dni. Aktywna subskrypcja Planu Pro wygasa wtedy bez zwrotu opłaty za bieżący okres, z zastrzeżeniem § 6.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn (np. zakończenie świadczenia usługi) albo ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Użytkownik rażąco narusza Regulamin, w szczególności § 4 ust. 4, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń. W razie wypowiedzenia Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

§ 13. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, zmiana zakresu usług lub względy bezpieczeństwa. O zmianach informuje e-mailem lub w Serwisie co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę przed tym terminem.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przez przepisy państwa jego zwykłego pobytu, których nie można wyłączyć w drodze umowy.
3. Spory z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.