KSeF dla JDG: co musi zrobić jednoosobowa działalność
Jednoosobowa działalność gospodarcza wystawia faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a odbiera je przez KSeF od 1 lutego 2026 r. — także jeśli jest zwolniona z VAT. Najmniejsze firmy, z fakturowaną sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF.
Czy KSeF obowiązuje JDG
Tak. Obowiązek dotyczy każdego, kto wystawia faktury w ramach działalności: czynnych podatników VAT i firm zwolnionych z VAT, w tym jednoosobowych działalności. Forma opodatkowania podatkiem dochodowym (skala, liniowy, ryczałt) nie ma tu znaczenia.
Dla JDG obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczął się 1 kwietnia 2026 r. Odbiór faktur od dostawców przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
Wyjątek do 10 000 zł miesięcznie — do końca 2026 r.
Jeśli wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF (np. w PDF). Gdy w danym miesiącu przekroczysz ten limit, od faktury, którą go przekroczyłeś, wystawiasz faktury już w KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek przestaje obowiązywać, a za naruszenie obowiązków związanych z KSeF grożą kary. Warto przejść na KSeF wcześniej i spokojnie sprawdzić, jak działa.
Faktury kosztowe są w KSeF
Faktury od dostawców wystawione na Twój NIP trafiają do KSeF i to tam trzeba je odebrać — dostawca nie musi wysyłać ich mailem. Możesz je przeglądać w Aplikacji Podatnika KSeF albo pozwolić, żeby program do faktur pobierał je za Ciebie.
FakturaO sprawdza KSeF co 30 minut i pobiera faktury wystawione na Twój NIP. Każdą otworzysz jako czytelny PDF i jednym kliknięciem dodasz do wydatków. W planie Pro faktury kosztowe trafiają do wydatków same, od razu z przypisaną kategorią.
Jak podłączyć KSeF w jednoosobowej firmie
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF na stronie Ministerstwa Finansów — jako właściciel JDG możesz to zrobić np. profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym.
- Wygeneruj token z uprawnieniami do wystawiania i przeglądania faktur. Zamiast tokenu możesz użyć certyfikatu KSeF.
- W FakturaO otwórz ustawienia KSeF, wpisz NIP i wklej token. Od tej chwili faktury wysyłają się do KSeF same.
- Opcjonalnie wgraj certyfikat KSeF typu Offline — wtedy wystawisz fakturę z kodami QR także bez internetu.
Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, w Aplikacji Podatnika KSeF możesz nadać mu uprawnienia do przeglądania Twoich faktur.
Ile to kosztuje
KSeF jest bezpłatny. Plan Free jest bezpłatny do 5 faktur miesięcznie, z wysyłką i odbiorem faktur przez KSeF w cenie. Pro kosztuje $9.99 miesięcznie albo $99 rocznie (USD) i znosi limit.
FakturaO działa w przeglądarce na telefonie i komputerze, więc fakturę wystawisz także u klienta, bez instalowania programu.
Wystaw fakturę w KSeF w kilka minut
FakturaO wysyła faktury do KSeF, pobiera faktury od dostawców i działa także offline. Za darmo do 5 faktur miesięcznie.
Zacznij za darmoMożesz zacząć od firmy testowej w środowisku testowym KSeF
Pytania i odpowiedzi
Czy JDG zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak. Firmy zwolnione z VAT, które wystawiają faktury, wystawiają je w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. i odbierają przez KSeF faktury od dostawców. Do końca 2026 r. mogą skorzystać z wyjątku do 10 000 zł brutto sprzedaży fakturowanej miesięcznie.
Wystawiam mniej niż 10 000 zł faktur miesięcznie. Co muszę zrobić?
Do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, ale faktury kosztowe i tak odbierasz przez KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury wystawiasz w KSeF.
Czy mogę wystawiać faktury do KSeF z telefonu?
Tak. FakturaO działa w przeglądarce telefonu i można dodać go do ekranu głównego jak aplikację. Faktura wystawiona na telefonie trafia do KSeF tak samo jak z komputera.
Czy potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
Nie musisz. Do Aplikacji Podatnika KSeF właściciel JDG może zalogować się np. profilem zaufanym albo e-dowodem i tam wygenerować token dla programu do faktur.
Przepisy i terminy opisujemy według informacji Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. Ten poradnik nie jest poradą podatkową.