Co to jest KSeF? Terminy, zasady i wysyłka faktur

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy

• 1 lutego 2026 r. — wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF, a wystawiać je w KSeF muszą firmy, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych podatników, także jednoosobowe działalności i firmy zwolnione z VAT.
• Do 31 grudnia 2026 r. — podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą zostać też faktury z kasy fiskalnej.
• 1 stycznia 2027 r. — kończy się okres przejściowy: obowiązek obejmuje także najmniejsze firmy i zaczynają obowiązywać kary za naruszenie obowiązków związanych z KSeF.

Aktualne terminy i wyjaśnienia publikuje Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Co KSeF zmienia w codziennym fakturowaniu

• Fakturą jest plik w KSeF. PDF, który wysyłasz klientowi, to już tylko jej wizualizacja.
• Nabywca z polskim NIP-em dostaje fakturę w KSeF. Za datę jej otrzymania uznaje się dzień, w którym KSeF nadał jej numer.
• Fakturę przekazaną poza KSeF — np. jako PDF mailem albo wydruk — oznacza się kodem QR, który pozwala ją sprawdzić w KSeF.
• Faktury nie da się z KSeF usunąć ani podmienić. Błędy poprawia się fakturą korygującą, która również trafia do KSeF.
• Faktury od dostawców nie przychodzą już mailem — pobiera się je z KSeF.

Jak połączyć się z KSeF

Do KSeF loguje się przez Aplikację Podatnika KSeF — na przykład profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. Tam generujesz token albo certyfikat KSeF, którym program do faktur łączy się z KSeF w Twoim imieniu.

Ministerstwo Finansów udostępnia też bezpłatne narzędzia do ręcznego wystawiania faktur. Program do faktur oszczędza przepisywania danych: sam buduje plik FA(3), wysyła go, dopisuje numer KSeF i pobiera faktury od dostawców.

Jak wysyłać faktury do KSeF w FakturaO

1. W ustawieniach KSeF wpisz NIP i wklej token z Aplikacji Podatnika KSeF (albo wybierz certyfikat KSeF). Możesz najpierw wypróbować wszystko na firmie testowej w środowisku testowym KSeF.
2. Wystaw fakturę jak zwykle. Przy wysyłce FakturaO sprawdzi ją, zbuduje plik FA(3), wyśle do KSeF i dopisze numer KSeF oraz kod QR.
3. Faktury wystawione na Twój NIP FakturaO pobiera z KSeF co 30 minut — otworzysz je jako czytelny PDF i dodasz do wydatków.

Plan Free jest bezpłatny do 5 faktur miesięcznie, z wysyłką i odbiorem faktur przez KSeF w cenie. Pro kosztuje $9.99 miesięcznie albo $99 rocznie (USD) i znosi limit.